Praxisbeispiel · Bewerbermanagement
Vom Bewerbungseingang zum Vorstellungsgespräch – ohne Excel-Chaos und E-Mail-Ping-Pong.
Ein durchgängiger Recruiting-Prozess in der bestehenden Microsoft-Umgebung – übersichtlich für HR, verbindlich für Bewerbende und ohne zusätzliche Spezialsoftware.
Die Herausforderung
Gute Bewerbungen gehen zwischen Postfach und Excel verloren.
In vielen KMUs läuft der Bewerbungsprozess noch manuell: Interessenten bewerben sich per Kontaktformular oder E-Mail. HR sichtet die Unterlagen im Postfach und leitet interessante Bewerbungen an die Geschäftsführung oder Kollegen weiter. Antworten kommen verzögert, während weitere Bewerbungen eintreffen.
So geht schnell der Überblick verloren: Wer wurde kontaktiert? Wer wartet noch auf Rückmeldung? Wer soll eine Absage erhalten? Händisch erstellte E-Mails kosten Zeit und bleiben im Tagesgeschäft gelegentlich liegen. Gute Bewerber springen ab, und das Unternehmen wirkt nach außen unorganisiert.
Eine klassische Recruiting-Software kann das lösen, verursacht für viele KMUs jedoch unverhältnismäßige Lizenz-, Einführungs- und Wartungskosten.
Unsere Lösung
Power Automate und SharePoint bilden den gesamten Prozess ab.
Vom Eingang der Bewerbung bis zur Terminbuchung arbeitet der Flow innerhalb von Microsoft 365. Das zentrale SharePoint-Dashboard bleibt der Ausgangspunkt für jede Entscheidung.
01Automatische Erfassung
Bewerbungen werden ausgelesen und mit allen relevanten Informationen in einer SharePoint-Liste erfasst.
02Tägliches Update per Teams
Der zuständige Mitarbeiter erhält jeden Morgen eine kurze Teams-Nachricht mit der Anzahl neuer Bewerbungen.
03Absagen per Knopfdruck
Ein Klick in der SharePoint-Liste löst eine persönliche, zeitverzögerte Absage-E-Mail aus.
04Datenschutzkonforme Löschung
Bewerberdaten werden nach dem festgelegten Zeitraum automatisch gelöscht, ohne manuellen Pflegeaufwand.
05Kollegiale Einschätzung
Ein Kollege erhält automatisch einen Link zu den Unterlagen und kann seine Einschätzung direkt hinterlegen.
06Self-Service-Terminbuchung
Geeignete Bewerber wählen über Microsoft Bookings selbst einen Termin, der zu den vorgegebenen Zeiten und Verfügbarkeiten passt.
07Alles im Überblick
Die SharePoint-Liste zeigt Status, nächste Schritte und ausgelöste Aktionen zentral und nachvollziehbar.
Das Ergebnis
Ein professioneller Prozess ohne zusätzliche Recruiting-Software.
Bewerbungen werden strukturiert erfasst, Entscheidungen nachvollziehbar gesteuert und Kommunikation zuverlässig ausgelöst. Der gesamte Prozess läuft in der vorhandenen Microsoft-Umgebung – übersichtlich, schnell und ohne eine neue Insellösung.
Ihr Prozess
Sie möchten Bewerbermanagement oder einen ähnlichen Ablauf automatisieren?
Wir prüfen gemeinsam, welche Teile sich mit Ihrer bestehenden Microsoft-365-Landschaft sinnvoll abbilden lassen.